Schemaläggning och rutiner

Tillgänglighet: Tillgänglig från Essentials-planen (99 kr/mån).

Rutinsystemet i EquiDuty tar hand om det som annars kräver kalkylark och manuell planering: att se till att alla stalluppgifter utförs och att arbetet fördelas rättvist över tid. Den här guiden förklarar rutinmallar, schemaläggning och hur rättvisealgoritmen fungerar.

Vad är en rutinmall?

En rutinmall är ett recept för en uppgift. Den beskriver vad som ska göras, hur lång tid det tar och hur många poäng det ger. Mallar är grunden för automatisk schemaläggning.

Skapa en rutinmall

Gå till Rutiner → Mallar och klicka på Ny mall.

Fyll i:

• Namn – Kortfattat och tydligt, t.ex. “Mockning – morgon” eller “Höutfodring”
• Beskrivning – Detaljerade instruktioner för den som utför uppgiften
• Uppskattad tidsåtgång – Antal minuter. Systemet använder detta för att beräkna hur mycket tid som läggs per person och dag
• Poäng – Hur mycket den här uppgiften väger i rättvisesystemet (se nedan)
• Steg (frivilligt) – Bryt ner uppgiften i delsteg, t.ex.:
  1. Mocka boxen
  2. Fyll på halm/spån
  3. Fyll på vatten
  4. Kontrollera eventuella skador

Klicka Spara när du är klar.

Tilldelningslägen

Varje mall har ett tilldelningsläge som styr hur uppgifter fördelas:

Auto – Systemet väljer vem som utför uppgiften baserat på rättvisealgoritmen. Bäst för regelbundna uppgifter som ska fördelas lika.

Manual – En Administratör tilldelar manuellt vem som ansvarar. Bra för uppgifter som kräver specifik kompetens (t.ex. “Träning av unghäst”).

Self – Stallmedlemmar kan själva anmäla sig till uppgiften (frivilliguppgifter). Passar aktiviteter som ridturer eller extra träningspass.

Unassigned – Uppgiften genereras i schemat men utan ansvarig person. Synlig för alla och kan tas av vem som helst.

Generera ett schema

Med mallar på plats kan du nu skapa ett schema.

1. Gå till Rutiner → Scheman

2. Klicka på Nytt schema

3. Konfigurera schemat:

   • Namn – T.ex. “Veckans mockning” eller “Dagsrutiner januari”
   • Startdatum och Slutdatum – Perioden som schemat täcker (eller lämna slutdatum tomt för ett löpande schema)
   • Frekvens – Dagligen, varannan dag, vissa veckodagar osv.
   • Vilka hästar – Alla hästar, en specifik grupp, eller enstaka hästar
   • Vilka mallar – Välj en eller flera rutinmallar som ska ingå
   • Vilka personer – Välj vilka stallmedlemmar som ska ingå i rotationen

4. Klicka Generera för att skapa schemat

Systemet skapar nu individuella uppgifter för varje dag i perioden och tilldelar ansvariga baserat på dina inställningar.

Förhandsgranska och justera

Innan du bekräftar kan du se en förhandsgranskning av de genererade tilldelningarna. Använd kalender- eller listvyn för att kontrollera:

• Att inga dagar saknar ansvarig
• Att arbetsbelastningen ser rimlig ut per person
• Att semester och frånvaro är inkluderade (se nedan)

Klicka på enskilda uppgifter för att manuellt byta ansvarig om du vill justera.

Rättvisealgoritmen

EquiDuty:s rättvisealgoritm är designad för att fördela arbete jämnt utan att du behöver tänka på det.

Poängsystem

Varje utförd uppgift ger personen poäng baserat på mallens inställda värde. Uppgifter med mer arbete ger fler poäng. Systemet håller reda på varje persons ackumulerade poäng över tid.

Fördelningsprincipen

När systemet ska tilldela en ny uppgift och tilldelningsläget är Auto, prioriterar det den person som för tillfället har lägst ackumulerade poäng bland de tillgängliga.

Effekten är att den som gjort minst arbete senaste perioden automatiskt tilldelas nästa uppgift. Över veckor och månader jämnas arbetsbelastningen ut.

Viktning och undantag

Du kan finjustera algoritmen:

• Viktnivå per person – En halvtidsbetjänt kanske ska ha 50% av arbetsbelastningen jämfört med en heltidsanställd. Ange en viktfaktor (0.1–2.0) per person i Medlemmsinställningarna.
• Frånvaro – Markera en person som frånvarande för specifika dagar (semester, sjukdom). Algoritmen hoppar automatiskt över dem.
• Kompetensbegränsning – Märk upp specifika uppgifter som “Kräver behörighet X” och bara personer med den märkningen tilldelas dessa uppgifter.

Månadsåterställning

Poängen räknas kumulativt och återställs inte automatiskt. Det gör att algoritmen kompenserar för längre obalanser. Om du vill starta om kan du manuellt återställa poängen via Rapporter → Rättvisepoäng → Återställ period.

Visa och hantera tilldelningar

Kalendervy

Gå till Rutiner → Schema för kalendervy. Klicka på ett datum för att se dagens uppgifter. Färgkodning visar status (ej påbörjad, utförd, försenad).

Listvy

Byt till listvy för en komprimerad, tabellformad översikt. Filtrera på person, häst eller tidsperiod.

Byta ansvarig

Om du behöver byta vem som utför en specifik uppgift:

1. Klicka på uppgiften i schema- eller listvyn
2. Klicka på det aktuella personnamnet
3. Välj ny ansvarig i rullgardinsmenyn
4. Klicka Spara

Ändringen påverkar inte rättvisealgoritmen bakåt – poängen justeras bara vid verkliga utföranden.

Markera uppgifter som utförda

Stallmedlemmar markerar sina uppgifter som utförda via mobilappen eller webbgränssnittet:

1. Öppna Mina uppgifter i dashboarden
2. Hitta uppgiften
3. Klicka på Markera som utförd
4. Lägg eventuellt till en kommentar (t.ex. om något avvikande observerades)
5. Bekräfta

Administratörer kan markera uppgifter som utförda för alla stallmedlemmar.

Påminnelser och notifikationer

EquiDuty kan skicka påminnelser när en uppgift:

• Tilldelas en ny person
• Är X timmar från sitt planerade utförande
• Inte markerats som utförd och är försenad

Konfigurera notifikationsinställningar per person under Inställningar → Notifikationer. Tillgängliga kanaler: e-post, push-notifikation (kräver appen), och Telegram.