Planlægning og rutiner

Tilgængelighed: Tilgængelig fra Essentials-planen (99 kr/md.).

Rutinesystemet i EquiDuty tager sig af det, der ellers kræver regneark og manuel planlægning: at sikre at alle staldopgaver udføres, og at arbejdet fordeles retfærdigt over tid. Denne guide forklarer rutinskabeloner, planlægning og hvordan retfærdighedsalgoritmen fungerer.

Hvad er en rutinskabelon?

En rutinskabelon er en opskrift på en opgave. Den beskriver, hvad der skal gøres, hvor lang tid det tager, og hvor mange point det giver. Skabeloner er grundlaget for automatisk planlægning.

Opret en rutinskabelon

Gå til Rutiner → Skabeloner og klik på Ny skabelon.

Udfyld:

• Navn – Kort og tydeligt, f.eks. “Udmugning – morgen” eller “Høfodring”
• Beskrivelse – Detaljerede instruktioner til den, der udfører opgaven
• Estimeret tidsforbrug – Antal minutter. Systemet bruger dette til at beregne, hvor meget tid der lægges per person per dag
• Point – Hvor meget denne opgave vejer i retfærdighedssystemet (se nedenfor)
• Trin (valgfrit) – Opdel opgaven i deltrin, f.eks.:
  1. Mug boksen ud
  2. Fyld på med halm/spåner
  3. Fyld vand på
  4. Tjek for eventuelle skader

Klik Gem, når du er færdig.

Tildelingsmetoder

Hver skabelon har en tildelingsmetode, der styrer, hvordan opgaver fordeles:

Auto – Systemet vælger, hvem der udfører opgaven baseret på retfærdighedsalgoritmen. Bedst til regelmæssige opgaver, der skal fordeles ligeligt.

Manuel – En Administrator tildeler manuelt, hvem der er ansvarlig. Godt til opgaver, der kræver specifik kompetence (f.eks. “Træning af unghest”).

Self – Staldmedlemmer kan selv melde sig til opgaven (frivillige opgaver). Passer til aktiviteter som rideture eller ekstra træningspas.

Unassigned – Opgaven genereres i skemaet, men uden ansvarlig person. Synlig for alle og kan tages af hvem som helst.

Generer et skema

Med skabeloner på plads kan du nu oprette et skema.

1. Gå til Rutiner → Skemaer

2. Klik på Nyt skema

3. Konfigurer skemaet:

   • Navn – F.eks. “Ugens udmugning” eller “Dagsrutiner januar”
   • Startdato og Slutdato – Perioden som skemaet dækker (eller lad slutdato stå tom for et løbende skema)
   • Frekvens – Dagligt, hver anden dag, bestemte ugedage osv.
   • Hvilke heste – Alle heste, en specifik gruppe eller enkeltheste
   • Hvilke skabeloner – Vælg en eller flere rutinskabeloner, der skal indgå
   • Hvilke personer – Vælg hvilke staldmedlemmer, der skal indgå i rotationen

4. Klik Generer for at oprette skemaet

Systemet opretter nu individuelle opgaver for hver dag i perioden og tildeler ansvarlige baseret på dine indstillinger.

Forhåndsvis og juster

Før du bekræfter, kan du se en forhåndsvisning af de genererede tildelinger. Brug kalender- eller listevisningen til at kontrollere:

• At ingen dage mangler en ansvarlig
• At arbejdsbyrden ser rimelig ud per person
• At ferie og fravær er inkluderet (se nedenfor)

Klik på enkelte opgaver for manuelt at skifte ansvarlig, hvis du vil justere.

Retfærdighedsalgoritmen

EquiDutys retfærdighedsalgoritme er designet til at fordele arbejde jævnt, uden at du behøver at tænke over det.

Pointsystem

Hver udført opgave giver personen point baseret på skabelonens indstillede værdi. Opgaver med mere arbejde giver flere point. Systemet holder styr på hver persons akkumulerede point over tid.

Fordelingsprincippet

Når systemet skal tildele en ny opgave, og tildelingsmetoden er Auto, prioriterer det den person, der i øjeblikket har lavest akkumulerede point blandt de tilgængelige.

Effekten er, at den, der har lavet mindst arbejde i den seneste periode, automatisk tildeles næste opgave. Over uger og måneder udjævnes arbejdsbyrden.

Vægtning og undtagelser

Du kan finjustere algoritmen:

• Vægtniveau per person – En deltidsmedarbejder skal måske have 50% af arbejdsbyrden sammenlignet med en fuldtidsansat. Angiv en vægtfaktor (0,1–2,0) per person i Medlemsindstillingerne.
• Fravær – Marker en person som fraværende for specifikke dage (ferie, sygdom). Algoritmen springer automatisk over dem.
• Kompetencebegrænsning – Mærk specifikke opgaver som “Kræver kompetence X”, og kun personer med den markering tildeles disse opgaver.

Månedlig nulstilling

Pointene tælles kumulativt og nulstilles ikke automatisk. Det gør, at algoritmen kompenserer for længere ubalancer. Hvis du vil starte forfra, kan du manuelt nulstille pointene via Rapporter → Retfærdighedspoint → Nulstil periode.

Vis og håndter tildelinger

Kalendervisning

Gå til Rutiner → Skema for kalendervisning. Klik på en dato for at se dagens opgaver. Farvekodning viser status (ikke påbegyndt, udført, forsinket).

Listevisning

Skift til listevisning for en komprimeret, tabelformet oversigt. Filtrer på person, hest eller tidsperiode.

Skift ansvarlig

Hvis du har brug for at skifte, hvem der udfører en specifik opgave:

1. Klik på opgaven i skema- eller listevisningen
2. Klik på det aktuelle personnavn
3. Vælg ny ansvarlig i rullemenuen
4. Klik Gem

Ændringen påvirker ikke retfærdighedsalgoritmen bagud – pointene justeres kun ved faktiske udførelser.

Marker opgaver som udført

Staldmedlemmer markerer deres opgaver som udført via mobilappen eller webgrænsefladen:

1. Åbn Mine opgaver i dashboardet
2. Find opgaven
3. Klik på Marker som udført
4. Tilføj eventuelt en kommentar (f.eks. hvis noget afvigende blev observeret)
5. Bekræft

Administratorer kan markere opgaver som udført for alle staldmedlemmer.

Påmindelser og notifikationer

EquiDuty kan sende påmindelser, når en opgave:

• Tildeles en ny person
• Er X timer fra sin planlagte udførelse
• Ikke er markeret som udført og er forsinket

Konfigurer notifikationsindstillinger per person under Indstillinger → Notifikationer. Tilgængelige kanaler: e-mail, push-notifikation (kræver appen) og Telegram.