Verfügbarkeit: Verfügbar ab dem Essentials-Plan (99 kr/Monat).

Das Routinesystem in EquiDuty übernimmt das, was sonst Tabellenkalkulationen und manuelle Planung erfordert: sicherzustellen, dass alle Stallaufgaben erledigt werden und die Arbeit fair über die Zeit verteilt wird. Diese Anleitung erklärt Routinevorlagen, Zeitplanung und wie der Fairness-Algorithmus funktioniert.

Was ist eine Routinevorlage?

Eine Routinevorlage ist ein Rezept für eine Aufgabe. Sie beschreibt, was zu tun ist, wie lange es dauert und wie viele Punkte es gibt. Vorlagen bilden die Grundlage für die automatische Zeitplanung.

Routinevorlage erstellen

Gehen Sie zu Routinen → Vorlagen und klicken Sie auf Neue Vorlage.

Füllen Sie aus:

• Name – Kurz und eindeutig, z.B. „Ausmisten – morgens” oder „Heufütterung”
• Beschreibung – Detaillierte Anweisungen für die Person, die die Aufgabe ausführt
• Geschätzte Dauer – Anzahl Minuten. Das System verwendet dies, um zu berechnen, wie viel Zeit pro Person und Tag aufgewendet wird
• Punkte – Wie stark diese Aufgabe im Fairness-System gewichtet wird (siehe unten)
• Schritte (optional) – Unterteilen Sie die Aufgabe in Teilschritte, z.B.:
  1. Box ausmisten
  2. Stroh/Späne nachfüllen
  3. Wasser auffüllen
  4. Auf eventuelle Verletzungen prüfen

Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie fertig sind.

Zuweisungsmodi

Jede Vorlage hat einen Zuweisungsmodus, der steuert, wie Aufgaben verteilt werden:

Auto – Das System wählt anhand des Fairness-Algorithmus aus, wer die Aufgabe ausführt. Am besten für regelmäßige Aufgaben, die gleichmäßig verteilt werden sollen.

Manuell – Ein Administrator weist manuell zu, wer verantwortlich ist. Gut für Aufgaben, die spezifische Kompetenz erfordern (z.B. „Training des Jungpferdes”).

Selbst – Stallmitglieder können sich selbst für die Aufgabe anmelden (Freiwilligenaufgaben). Geeignet für Aktivitäten wie Ausritte oder zusätzliche Trainingseinheiten.

Nicht zugewiesen – Die Aufgabe wird im Zeitplan generiert, aber ohne verantwortliche Person. Sichtbar für alle und kann von jedem übernommen werden.

Zeitplan generieren

Mit den Vorlagen können Sie nun einen Zeitplan erstellen.

1. Gehen Sie zu Routinen → Zeitpläne

2. Klicken Sie auf Neuer Zeitplan

3. Konfigurieren Sie den Zeitplan:

   • Name – Z.B. „Wöchentliches Ausmisten” oder „Tagesroutinen Januar”
   • Startdatum und Enddatum – Der Zeitraum, den der Zeitplan abdeckt (oder lassen Sie das Enddatum leer für einen laufenden Zeitplan)
   • Häufigkeit – Täglich, jeden zweiten Tag, bestimmte Wochentage usw.
   • Welche Pferde – Alle Pferde, eine bestimmte Gruppe oder einzelne Pferde
   • Welche Vorlagen – Wählen Sie eine oder mehrere Routinevorlagen aus
   • Welche Personen – Wählen Sie die Stallmitglieder, die in die Rotation einbezogen werden sollen

4. Klicken Sie auf Generieren, um den Zeitplan zu erstellen

Das System erstellt nun individuelle Aufgaben für jeden Tag im Zeitraum und weist Verantwortliche basierend auf Ihren Einstellungen zu.

Vorschau und Anpassung

Bevor Sie bestätigen, können Sie eine Vorschau der generierten Zuweisungen sehen. Verwenden Sie die Kalender- oder Listenansicht zur Überprüfung:

• Dass keine Tage ohne Verantwortlichen sind
• Dass die Arbeitsbelastung pro Person angemessen aussieht
• Dass Urlaub und Abwesenheiten berücksichtigt sind (siehe unten)

Klicken Sie auf einzelne Aufgaben, um den Verantwortlichen manuell zu ändern, falls gewünscht.

Fairness-Algorithmus

Der Fairness-Algorithmus von EquiDuty ist darauf ausgelegt, Arbeit gleichmäßig zu verteilen, ohne dass Sie darüber nachdenken müssen.

Punktesystem

Jede erledigte Aufgabe gibt der Person Punkte basierend auf dem in der Vorlage eingestellten Wert. Aufgaben mit mehr Arbeit geben mehr Punkte. Das System verfolgt die kumulierten Punkte jeder Person über die Zeit.

Verteilungsprinzip

Wenn das System eine neue Aufgabe zuweisen soll und der Zuweisungsmodus Auto ist, priorisiert es die Person, die derzeit die niedrigsten kumulierten Punkte unter den Verfügbaren hat.

Der Effekt ist, dass die Person, die in der letzten Periode am wenigsten gearbeitet hat, automatisch die nächste Aufgabe zugewiesen bekommt. Über Wochen und Monate gleicht sich die Arbeitsbelastung aus.

Gewichtung und Ausnahmen

Sie können den Algorithmus feinabstimmen:

• Gewichtungsfaktor pro Person – Eine Teilzeitkraft sollte vielleicht 50% der Arbeitsbelastung im Vergleich zu einer Vollzeitkraft haben. Geben Sie einen Gewichtungsfaktor (0,1–2,0) pro Person in den Mitgliedereinstellungen an.
• Abwesenheit – Markieren Sie eine Person für bestimmte Tage als abwesend (Urlaub, Krankheit). Der Algorithmus überspringt sie automatisch.
• Kompetenzbeschränkung – Kennzeichnen Sie bestimmte Aufgaben als „Erfordert Qualifikation X”, und nur Personen mit dieser Kennzeichnung werden diesen Aufgaben zugewiesen.

Monatlicher Reset

Die Punkte werden kumulativ gezählt und nicht automatisch zurückgesetzt. Dadurch kompensiert der Algorithmus längere Ungleichgewichte. Wenn Sie neu starten möchten, können Sie die Punkte manuell über Berichte → Fairness-Punkte → Zeitraum zurücksetzen zurücksetzen.

Zuweisungen anzeigen und verwalten

Kalenderansicht

Gehen Sie zu Routinen → Zeitplan für die Kalenderansicht. Klicken Sie auf ein Datum, um die Aufgaben des Tages zu sehen. Farbcodierung zeigt den Status (nicht begonnen, erledigt, überfällig).

Listenansicht

Wechseln Sie zur Listenansicht für eine komprimierte, tabellarische Übersicht. Filtern Sie nach Person, Pferd oder Zeitraum.

Verantwortlichen wechseln

Wenn Sie ändern müssen, wer eine bestimmte Aufgabe ausführt:

1. Klicken Sie auf die Aufgabe in der Zeitplan- oder Listenansicht
2. Klicken Sie auf den aktuellen Personennamen
3. Wählen Sie den neuen Verantwortlichen im Dropdown-Menü
4. Klicken Sie auf Speichern

Die Änderung beeinflusst den Fairness-Algorithmus nicht rückwirkend – Punkte werden nur bei tatsächlicher Ausführung angepasst.

Aufgaben als erledigt markieren

Stallmitglieder markieren ihre Aufgaben über die Mobile-App oder die Web-Oberfläche als erledigt:

1. Öffnen Sie Meine Aufgaben im Dashboard
2. Finden Sie die Aufgabe
3. Klicken Sie auf Als erledigt markieren
4. Fügen Sie optional einen Kommentar hinzu (z.B. wenn etwas Ungewöhnliches beobachtet wurde)
5. Bestätigen Sie

Administratoren können Aufgaben für alle Stallmitglieder als erledigt markieren.

Erinnerungen und Benachrichtigungen

EquiDuty kann Erinnerungen senden, wenn eine Aufgabe:

• Einer neuen Person zugewiesen wird
• X Stunden vor der geplanten Ausführung steht
• Nicht als erledigt markiert wurde und überfällig ist

Konfigurieren Sie die Benachrichtigungseinstellungen pro Person unter Einstellungen → Benachrichtigungen. Verfügbare Kanäle: E-Mail, Push-Benachrichtigung (erfordert die App) und Telegram.