Tilgjengelighet: Tilgjengelig fra Essentials-planen (99 kr/mnd).

Rutinesystemet i EquiDuty tar seg av det som ellers krever regneark og manuell planlegging: å sørge for at alle stalloppgaver utføres og at arbeidet fordeles rettferdig over tid. Denne guiden forklarer rutinmaler, timeplanlegging og hvordan rettferdighetsalgoritmen fungerer.

Hva er en rutinemal?

En rutinemal er en oppskrift på en oppgave. Den beskriver hva som skal gjøres, hvor lang tid det tar og hvor mange poeng den gir. Maler er grunnlaget for automatisk timeplanlegging.

Opprette en rutinemal

Gå til Rutiner → Maler og klikk på Ny mal.

Fyll inn:

• Navn – Kort og tydelig, f.eks. «Møkking – morgen» eller «Høyfôring»
• Beskrivelse – Detaljerte instruksjoner for den som utfører oppgaven
• Estimert tidsbruk – Antall minutter. Systemet bruker dette til å beregne hvor mye tid som legges per person per dag
• Poeng – Hvor mye denne oppgaven veier i rettferdighetssystemet (se nedenfor)
• Steg (valgfritt) – Bryt ned oppgaven i delsteg, f.eks.:
  1. Møkke boksen
  2. Fylle på halm/flis
  3. Fylle på vann
  4. Kontrollere eventuelle skader

Klikk Lagre når du er ferdig.

Tildelingsmodi

Hver mal har en tildelingsmodus som styrer hvordan oppgaver fordeles:

Auto – Systemet velger hvem som utfører oppgaven basert på rettferdighetsalgoritmen. Best for regelmessige oppgaver som skal fordeles likt.

Manuell – En Administrator tildeler manuelt hvem som har ansvaret. Bra for oppgaver som krever spesifikk kompetanse (f.eks. «Trening av unghest»).

Self – Stallmedlemmer kan selv melde seg på oppgaven (frivillige oppgaver). Passer til aktiviteter som ridetur eller ekstra treningsøkter.

Unassigned – Oppgaven genereres i timeplanen, men uten ansvarlig person. Synlig for alle og kan tas av hvem som helst.

Generere en timeplan

Med maler på plass kan du nå opprette en timeplan.

1. Gå til Rutiner → Timeplaner

2. Klikk på Ny timeplan

3. Konfigurer timeplanen:

   • Navn – F.eks. «Ukens møkking» eller «Dagsrutiner januar»
   • Startdato og Sluttdato – Perioden timeplanen dekker (eller la sluttdatoen stå tom for en løpende timeplan)
   • Frekvens – Daglig, annenhver dag, bestemte ukedager osv.
   • Hvilke hester – Alle hester, en bestemt gruppe eller enkelt hester
   • Hvilke maler – Velg én eller flere rutinmaler som skal inngå
   • Hvilke personer – Velg hvilke stallmedlemmer som skal inngå i rotasjonen

4. Klikk Generer for å opprette timeplanen

Systemet oppretter nå individuelle oppgaver for hver dag i perioden og tildeler ansvarlige basert på innstillingene dine.

Forhåndsvise og justere

Før du bekrefter, kan du se en forhåndsvisning av de genererte tildelingene. Bruk kalender- eller listevisningen for å kontrollere:

• At ingen dager mangler ansvarlig
• At arbeidsbelastningen ser rimelig ut per person
• At ferie og fravær er inkludert (se nedenfor)

Klikk på enkeltoppgaver for å manuelt bytte ansvarlig hvis du vil justere.

Rettferdighetsalgoritmen

EquiDutys rettferdighetsalgoritme er designet for å fordele arbeid jevnt uten at du trenger å tenke på det.

Poengsystem

Hver utført oppgave gir personen poeng basert på malens angitte verdi. Oppgaver med mer arbeid gir flere poeng. Systemet holder rede på hver persons akkumulerte poeng over tid.

Fordelingsprinsippet

Når systemet skal tildele en ny oppgave og tildelingsmodusen er Auto, prioriterer det den personen som for øyeblikket har lavest akkumulerte poeng blant de tilgjengelige.

Effekten er at den som har gjort minst arbeid i siste periode, automatisk tildeles neste oppgave. Over uker og måneder jevnes arbeidsbelastningen ut.

Vekting og unntak

Du kan finjustere algoritmen:

• Vektingsnivå per person – En deltidsansatt bør kanskje ha 50 % av arbeidsbelastningen sammenlignet med en heltidsansatt. Angi en vektfaktor (0,1–2,0) per person i Medlemsinnstillingene.
• Fravær – Marker en person som fraværende for bestemte dager (ferie, sykdom). Algoritmen hopper automatisk over dem.
• Kompetansebegrensning – Merk bestemte oppgaver med «Krever kompetanse X», slik at bare personer med den merkingen tildeles disse oppgavene.

Månedlig tilbakestilling

Poengene telles kumulativt og tilbakestilles ikke automatisk. Det gjør at algoritmen kompenserer for lengre ubalanser. Hvis du vil starte på nytt, kan du manuelt tilbakestille poengene via Rapporter → Rettferdighetspoeng → Tilbakestill periode.

Vise og håndtere tildelinger

Kalendervisning

Gå til Rutiner → Timeplan for kalendervisning. Klikk på en dato for å se dagens oppgaver. Fargekoding viser status (ikke påbegynt, utført, forsinket).

Listevisning

Bytt til listevisning for en komprimert, tabellformet oversikt. Filtrer på person, hest eller tidsperiode.

Bytte ansvarlig

Hvis du trenger å bytte hvem som utfører en bestemt oppgave:

1. Klikk på oppgaven i timeplan- eller listevisningen
2. Klikk på det nåværende personnavnet
3. Velg ny ansvarlig i nedtrekksmenyen
4. Klikk Lagre

Endringen påvirker ikke rettferdighetsalgoritmen bakover – poengene justeres bare ved faktiske utførelser.

Markere oppgaver som utført

Stallmedlemmer markerer oppgavene sine som utført via mobilappen eller nettgrensesnittet:

1. Åpne Mine oppgaver i dashbordet
2. Finn oppgaven
3. Klikk på Marker som utført
4. Legg eventuelt til en kommentar (f.eks. om noe avvikende ble observert)
5. Bekreft

Administratorer kan markere oppgaver som utført for alle stallmedlemmer.

Påminnelser og varsler

EquiDuty kan sende påminnelser når en oppgave:

• Tildeles en ny person
• Er X timer fra sitt planlagte tidspunkt
• Ikke er markert som utført og er forsinket

Konfigurer varselinnstillinger per person under Innstillinger → Varsler. Tilgjengelige kanaler: e-post, push-varsel (krever appen) og Telegram.