Planification et routines

Disponibilité : Disponible à partir du plan Essentials (99 kr/mois).

Le système de routines d’EquiDuty prend en charge ce qui nécessite habituellement des tableurs et une planification manuelle : s’assurer que toutes les tâches de l’écurie sont effectuées et que le travail est réparti équitablement au fil du temps. Ce guide explique les modèles de routines, la planification et le fonctionnement de l’algorithme d’équité.

Qu’est-ce qu’un modèle de routine ?

Un modèle de routine est la recette d’une tâche. Il décrit ce qui doit être fait, combien de temps cela prend et combien de points cela rapporte. Les modèles sont la base de la planification automatique.

Créer un modèle de routine

Allez dans Routines → Modèles et cliquez sur Nouveau modèle.

Renseignez :

• Nom — Court et clair, par ex. “Curage — matin” ou “Distribution de foin”
• Description — Instructions détaillées pour la personne qui effectue la tâche
• Durée estimée — Nombre de minutes. Le système utilise cette valeur pour calculer le temps consacré par personne et par jour
• Points — Le poids de cette tâche dans le système d’équité (voir ci-dessous)
• Étapes (facultatif) — Décomposez la tâche en sous-étapes, par ex. :
  1. Curer le box
  2. Remettre de la litière (paille/copeaux)
  3. Remplir l’eau
  4. Vérifier d’éventuelles blessures

Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé.

Modes d’attribution

Chaque modèle dispose d’un mode d’attribution qui détermine comment les tâches sont réparties :

Auto — Le système choisit qui effectue la tâche en fonction de l’algorithme d’équité. Idéal pour les tâches régulières à répartir équitablement.

Manuel — Un administrateur désigne manuellement le responsable. Adapté aux tâches nécessitant une compétence spécifique (par ex. “Débourrage du jeune cheval”).

Self — Les membres peuvent s’inscrire eux-mêmes à la tâche (tâches volontaires). Convient pour les activités comme les balades à cheval ou les séances d’entraînement supplémentaires.

Non attribué — La tâche est générée dans le planning mais sans personne responsable. Visible par tous et peut être prise par n’importe qui.

Générer un planning

Une fois les modèles en place, vous pouvez créer un planning.

1. Allez dans Routines → Plannings

2. Cliquez sur Nouveau planning

3. Configurez le planning :

   • Nom — Par ex. “Curage de la semaine” ou “Routines quotidiennes janvier”
   • Date de début et Date de fin — La période couverte par le planning (ou laissez la date de fin vide pour un planning continu)
   • Fréquence — Quotidienne, tous les deux jours, certains jours de la semaine, etc.
   • Quels chevaux — Tous les chevaux, un groupe spécifique ou des chevaux individuels
   • Quels modèles — Sélectionnez un ou plusieurs modèles de routines à inclure
   • Quelles personnes — Sélectionnez les membres qui participent à la rotation

4. Cliquez sur Générer pour créer le planning

Le système crée maintenant des tâches individuelles pour chaque jour de la période et attribue les responsables en fonction de vos paramètres.

Prévisualiser et ajuster

Avant de confirmer, vous pouvez voir un aperçu des attributions générées. Utilisez la vue calendrier ou liste pour vérifier :

• Qu’aucun jour n’est sans responsable
• Que la charge de travail semble raisonnable par personne
• Que les congés et absences sont pris en compte (voir ci-dessous)

Cliquez sur des tâches individuelles pour changer manuellement le responsable si nécessaire.

L’algorithme d’équité

L’algorithme d’équité d’EquiDuty est conçu pour répartir le travail de manière équilibrée sans que vous ayez à y penser.

Système de points

Chaque tâche effectuée donne à la personne des points basés sur la valeur définie dans le modèle. Les tâches nécessitant plus de travail donnent plus de points. Le système suit les points accumulés de chaque personne au fil du temps.

Principe de répartition

Lorsque le système doit attribuer une nouvelle tâche et que le mode d’attribution est Auto, il donne la priorité à la personne qui a actuellement le plus faible total de points accumulés parmi les personnes disponibles.

Le résultat est que la personne ayant fait le moins de travail durant la dernière période se voit automatiquement attribuer la tâche suivante. Sur des semaines et des mois, la charge de travail s’équilibre.

Pondération et exceptions

Vous pouvez affiner l’algorithme :

• Facteur de pondération par personne — Un employé à mi-temps devrait peut-être avoir 50 % de la charge de travail par rapport à un employé à temps plein. Indiquez un facteur de pondération (0,1 à 2,0) par personne dans les paramètres des membres.
• Absences — Marquez une personne comme absente pour des jours spécifiques (congés, maladie). L’algorithme l’ignore automatiquement.
• Restriction de compétence — Marquez des tâches spécifiques comme “Nécessite la qualification X” et seules les personnes avec cette qualification seront affectées à ces tâches.

Réinitialisation mensuelle

Les points sont comptés de manière cumulative et ne sont pas réinitialisés automatiquement. Cela permet à l’algorithme de compenser les déséquilibres de longue durée. Si vous souhaitez repartir de zéro, vous pouvez réinitialiser manuellement les points via Rapports → Points d’équité → Réinitialiser la période.

Voir et gérer les attributions

Vue calendrier

Allez dans Routines → Planning pour la vue calendrier. Cliquez sur une date pour voir les tâches du jour. Le code couleur indique le statut (non commencée, effectuée, en retard).

Vue liste

Passez en vue liste pour un aperçu compact sous forme de tableau. Filtrez par personne, cheval ou période.

Changer le responsable

Si vous devez changer la personne responsable d’une tâche spécifique :

1. Cliquez sur la tâche dans la vue planning ou liste
2. Cliquez sur le nom de la personne actuelle
3. Sélectionnez le nouveau responsable dans le menu déroulant
4. Cliquez sur Enregistrer

Le changement n’affecte pas rétroactivement l’algorithme d’équité — les points ne sont ajustés qu’en fonction des tâches réellement effectuées.

Marquer les tâches comme effectuées

Les membres marquent leurs tâches comme effectuées via l’application mobile ou l’interface web :

1. Ouvrez Mes tâches dans le tableau de bord
2. Trouvez la tâche
3. Cliquez sur Marquer comme effectuée
4. Ajoutez éventuellement un commentaire (par ex. si quelque chose d’inhabituel a été observé)
5. Confirmez

Les administrateurs peuvent marquer les tâches comme effectuées pour tous les membres.

Rappels et notifications

EquiDuty peut envoyer des rappels lorsqu’une tâche :

• Est attribuée à une nouvelle personne
• Est à X heures de son exécution prévue
• N’a pas été marquée comme effectuée et est en retard

Configurez les paramètres de notification par personne sous Paramètres → Notifications. Canaux disponibles : e-mail, notification push (nécessite l’application) et Telegram.