Beschikbaarheid: Beschikbaar vanaf het Essentials-plan (99 kr/mnd).

Het routinesysteem in EquiDuty neemt het werk over dat anders spreadsheets en handmatige planning vereist: ervoor zorgen dat alle staltaken worden uitgevoerd en dat het werk eerlijk over de tijd wordt verdeeld. Deze gids legt routinesjablonen, planning en hoe het eerlijkheidsalgoritme werkt uit.

Wat is een routinesjabloon?

Een routinesjabloon is een recept voor een taak. Het beschrijft wat er moet worden gedaan, hoelang het duurt en hoeveel punten het oplevert. Sjablonen vormen de basis voor automatische planning.

Een routinesjabloon aanmaken

Ga naar Routines → Sjablonen en klik op Nieuw sjabloon.

Vul het volgende in:

• Naam — Kort en duidelijk, bijv. “Uitmesten — ochtend” of “Hooivoeding”
• Beschrijving — Gedetailleerde instructies voor degene die de taak uitvoert
• Geschatte tijdsduur — Aantal minuten. Het systeem gebruikt dit om te berekenen hoeveel tijd er per persoon per dag wordt besteed
• Punten — Hoeveel deze taak weegt in het eerlijkheidssysteem (zie hieronder)
• Stappen (optioneel) — Verdeel de taak in deelstappen, bijv.:
  1. Box uitmesten
  2. Stro/zaagsel aanvullen
  3. Water bijvullen
  4. Controleren op eventuele verwondingen

Klik Opslaan wanneer je klaar bent.

Toewijzingsmodi

Elk sjabloon heeft een toewijzingsmodus die bepaalt hoe taken worden verdeeld:

Auto — Het systeem kiest wie de taak uitvoert op basis van het eerlijkheidsalgoritme. Het beste voor regelmatige taken die gelijk moeten worden verdeeld.

Handmatig — Een Beheerder wijst handmatig toe wie verantwoordelijk is. Goed voor taken die specifieke competentie vereisen (bijv. “Training van jong paard”).

Zelfservice — Stalleden kunnen zichzelf aanmelden voor de taak (vrijwilligerstaken). Geschikt voor activiteiten zoals uitritten of extra trainingen.

Niet-toegewezen — De taak wordt in het schema gegenereerd maar zonder verantwoordelijke persoon. Zichtbaar voor iedereen en kan door iedereen worden opgepakt.

Een schema genereren

Met sjablonen op hun plaats kun je nu een schema aanmaken.

1. Ga naar Routines → Schema’s

2. Klik op Nieuw schema

3. Configureer het schema:

   • Naam — Bijv. “Wekelijks uitmesten” of “Dagelijkse routines januari”
   • Startdatum en Einddatum — De periode die het schema bestrijkt (of laat einddatum leeg voor een doorlopend schema)
   • Frequentie — Dagelijks, om de dag, bepaalde weekdagen enz.
   • Welke paarden — Alle paarden, een specifieke groep of individuele paarden
   • Welke sjablonen — Kies een of meer routinesjablonen die moeten worden opgenomen
   • Welke personen — Kies welke stalleden in de rotatie moeten worden opgenomen

4. Klik Genereren om het schema aan te maken

Het systeem maakt nu individuele taken voor elke dag in de periode en wijst verantwoordelijken toe op basis van je instellingen.

Voorvertoning en aanpassen

Voordat je bevestigt, kun je een voorvertoning van de gegenereerde toewijzingen bekijken. Gebruik de kalender- of lijstweergave om te controleren:

• Dat er geen dagen zonder verantwoordelijke zijn
• Dat de werkbelasting per persoon redelijk is
• Dat vakantie en afwezigheid zijn meegenomen (zie hieronder)

Klik op individuele taken om handmatig de verantwoordelijke te wijzigen als je wilt aanpassen.

Het eerlijkheidsalgoritme

Het eerlijkheidsalgoritme van EquiDuty is ontworpen om werk gelijkmatig te verdelen zonder dat je erover na hoeft te denken.

Puntensysteem

Elke uitgevoerde taak geeft de persoon punten op basis van de ingestelde waarde van het sjabloon. Taken met meer werk leveren meer punten op. Het systeem houdt de cumulatieve punten van elke persoon bij over de tijd.

Verdelingsprincipe

Wanneer het systeem een nieuwe taak moet toewijzen en de toewijzingsmodus Auto is, wordt de persoon geprioriteerd die op dat moment de laagste cumulatieve punten heeft van alle beschikbaren.

Het effect is dat degene die het minste werk heeft gedaan in de laatste periode automatisch de volgende taak krijgt toegewezen. Over weken en maanden wordt de werkbelasting geegaliseert.

Weging en uitzonderingen

Je kunt het algoritme verfijnen:

• Wegingsniveau per persoon — Een deeltijdwerker heeft misschien 50% van de werkbelasting vergeleken met een voltijdse medewerker. Stel een wegingsfactor in (0,1–2,0) per persoon in de Ledeninstellingen.
• Afwezigheid — Markeer een persoon als afwezig voor specifieke dagen (vakantie, ziekte). Het algoritme slaat hen automatisch over.
• Competentiebeperking — Markeer specifieke taken als “Vereist bevoegdheid X” en alleen personen met die markering worden aan deze taken toegewezen.

Maandelijkse reset

De punten worden cumulatief bijgehouden en worden niet automatisch gereset. Hierdoor compenseert het algoritme voor langere onevenwichtigheden. Als je opnieuw wilt beginnen, kun je de punten handmatig resetten via Rapporten → Eerlijkheidspunten → Periode resetten.

Toewijzingen bekijken en beheren

Kalenderweergave

Ga naar Routines → Schema voor de kalenderweergave. Klik op een datum om de taken van die dag te bekijken. Kleurcodes tonen de status (niet gestart, voltooid, te laat).

Lijstweergave

Schakel over naar de lijstweergave voor een compact, tabelmatig overzicht. Filter op persoon, paard of tijdsperiode.

Verantwoordelijke wijzigen

Als je moet wisselen wie een specifieke taak uitvoert:

1. Klik op de taak in de schema- of lijstweergave
2. Klik op de huidige persoonsnaam
3. Selecteer een nieuwe verantwoordelijke in het dropdownmenu
4. Klik Opslaan

De wijziging heeft geen invloed op het eerlijkheidsalgoritme met terugwerkende kracht — punten worden alleen aangepast bij daadwerkelijke uitvoeringen.

Taken als voltooid markeren

Stalleden markeren hun taken als voltooid via de mobiele app of de webinterface:

1. Open Mijn taken op het dashboard
2. Zoek de taak
3. Klik op Markeren als voltooid
4. Voeg eventueel een opmerking toe (bijv. als er iets afwijkends werd waargenomen)
5. Bevestig

Beheerders kunnen taken voor alle stalleden als voltooid markeren.

Herinneringen en notificaties

EquiDuty kan herinneringen sturen wanneer een taak:

• Aan een nieuwe persoon wordt toegewezen
• X uur voor de geplande uitvoering is
• Niet als voltooid is gemarkeerd en te laat is

Configureer notificatie-instellingen per persoon onder Instellingen → Notificaties. Beschikbare kanalen: e-mail, push-notificatie (vereist de app) en Telegram.