Programación y rutinas

Disponibilidad: Disponible a partir del plan Essentials (99 kr/mes).

El sistema de rutinas de EquiDuty se encarga de lo que de otro modo requeriría hojas de cálculo y planificación manual: asegurar que todas las tareas de la cuadra se realicen y que el trabajo se distribuya de forma justa a lo largo del tiempo. Esta guía explica las plantillas de rutinas, la programación y cómo funciona el algoritmo de equidad.

¿Qué es una plantilla de rutina?

Una plantilla de rutina es una receta para una tarea. Describe qué hay que hacer, cuánto tiempo lleva y cuántos puntos otorga. Las plantillas son la base de la programación automática.

Crear una plantilla de rutina

Ve a Rutinas → Plantillas y haz clic en Nueva plantilla.

Rellena:

• Nombre — Breve y claro, p. ej. “Limpieza de box — mañana” o “Alimentación con heno”
• Descripción — Instrucciones detalladas para quien realice la tarea
• Tiempo estimado — Número de minutos. El sistema lo utiliza para calcular cuánto tiempo se dedica por persona y día
• Puntos — Cuánto pesa esta tarea en el sistema de equidad (ver más abajo)
• Pasos (opcional) — Desglosa la tarea en subpasos, p. ej.:
  1. Limpiar el box
  2. Rellenar con paja/viruta
  3. Rellenar el agua
  4. Comprobar posibles lesiones

Haz clic en Guardar cuando hayas terminado.

Modos de asignación

Cada plantilla tiene un modo de asignación que controla cómo se distribuyen las tareas:

Auto — El sistema elige quién realiza la tarea basándose en el algoritmo de equidad. Ideal para tareas regulares que deben distribuirse equitativamente.

Manual — Un Administrador asigna manualmente quién es responsable. Adecuado para tareas que requieren competencias específicas (p. ej. “Entrenamiento de caballo joven”).

Self — Los miembros de la cuadra pueden apuntarse voluntariamente a la tarea. Indicado para actividades como paseos a caballo o sesiones de entrenamiento extra.

Unassigned — La tarea se genera en el horario pero sin persona responsable. Visible para todos y puede ser tomada por cualquiera.

Generar un horario

Con las plantillas creadas ya puedes crear un horario.

1. Ve a Rutinas → Horarios

2. Haz clic en Nuevo horario

3. Configura el horario:

   • Nombre — P. ej. “Limpieza semanal” o “Rutinas diarias enero”
   • Fecha de inicio y Fecha de fin — El periodo que cubre el horario (o deja la fecha de fin vacía para un horario continuo)
   • Frecuencia — Diaria, cada dos días, ciertos días de la semana, etc.
   • Qué caballos — Todos los caballos, un grupo específico o caballos individuales
   • Qué plantillas — Selecciona una o varias plantillas de rutinas a incluir
   • Qué personas — Selecciona qué miembros de la cuadra participarán en la rotación

4. Haz clic en Generar para crear el horario

El sistema crea ahora tareas individuales para cada día del periodo y asigna responsables según tu configuración.

Vista previa y ajustes

Antes de confirmar puedes ver una vista previa de las asignaciones generadas. Usa la vista de calendario o lista para comprobar:

• Que ningún día se quede sin responsable
• Que la carga de trabajo parezca razonable por persona
• Que las vacaciones y ausencias estén contempladas (ver más abajo)

Haz clic en tareas individuales para cambiar manualmente el responsable si quieres ajustar.

El algoritmo de equidad

El algoritmo de equidad de EquiDuty está diseñado para distribuir el trabajo de forma equilibrada sin que tengas que pensarlo.

Sistema de puntos

Cada tarea completada otorga a la persona puntos basados en el valor configurado en la plantilla. Tareas con más trabajo dan más puntos. El sistema registra los puntos acumulados de cada persona a lo largo del tiempo.

Principio de distribución

Cuando el sistema debe asignar una nueva tarea y el modo de asignación es Auto, prioriza a la persona que actualmente tiene los puntos acumulados más bajos entre los disponibles.

El efecto es que quien ha hecho menos trabajo en el último periodo recibe automáticamente la siguiente tarea. A lo largo de semanas y meses, la carga de trabajo se equilibra.

Ponderación y excepciones

Puedes ajustar el algoritmo:

• Nivel de ponderación por persona — Un empleado a media jornada quizás deba tener el 50% de la carga de trabajo comparado con uno a jornada completa. Indica un factor de ponderación (0.1–2.0) por persona en los Ajustes de miembros.
• Ausencia — Marca a una persona como ausente para días específicos (vacaciones, enfermedad). El algoritmo los omitirá automáticamente.
• Requisitos de competencia — Marca tareas específicas como “Requiere competencia X” y solo las personas con esa etiqueta serán asignadas a esas tareas.

Reinicio mensual

Los puntos se cuentan de forma acumulativa y no se reinician automáticamente. Esto permite que el algoritmo compense desequilibrios a largo plazo. Si deseas reiniciar puedes hacerlo manualmente desde Informes → Puntos de equidad → Reiniciar periodo.

Ver y gestionar asignaciones

Vista de calendario

Ve a Rutinas → Horario para la vista de calendario. Haz clic en una fecha para ver las tareas del día. La codificación por colores muestra el estado (no iniciada, completada, atrasada).

Vista de lista

Cambia a la vista de lista para una vista compacta en formato de tabla. Filtra por persona, caballo o periodo de tiempo.

Cambiar responsable

Si necesitas cambiar quién realiza una tarea específica:

1. Haz clic en la tarea en la vista de horario o lista
2. Haz clic en el nombre de la persona actual
3. Selecciona un nuevo responsable en el menú desplegable
4. Haz clic en Guardar

El cambio no afecta al algoritmo de equidad retroactivamente — los puntos solo se ajustan con ejecuciones reales.

Marcar tareas como completadas

Los miembros de la cuadra marcan sus tareas como completadas a través de la app móvil o la interfaz web:

1. Abre Mis tareas en el panel de control
2. Encuentra la tarea
3. Haz clic en Marcar como completada
4. Opcionalmente añade un comentario (p. ej. si se observó algo inusual)
5. Confirma

Los administradores pueden marcar tareas como completadas para todos los miembros de la cuadra.

Recordatorios y notificaciones

EquiDuty puede enviar recordatorios cuando una tarea:

• Se asigna a una nueva persona
• Está a X horas de su ejecución programada
• No ha sido marcada como completada y está atrasada

Configura los ajustes de notificaciones por persona en Ajustes → Notificaciones. Canales disponibles: correo electrónico, notificación push (requiere la app) y Telegram.